Povijest arhiva
Nastanak srednjovjekovne arhivske službe vezan je uz rad notarske i kancelarijske službe koja je kao najvažniji stvaratelj gradiva djelovala od 13. stoljeća. Dovođenjem svjetovnjaka Tomasina de Savere 1278. za državnog notara, započinje kontinuirano čuvanje knjiga i dokumenata koje traje sve do pada Republike 1808. godine.
Unatoč organiziranoj državnoj upravi, u Dubrovniku nikada nije stvoren arhiv središnjeg tipa u kojem bi se čuvalo gradivo nastalo na čitavom državnom području. Veliki je broj dokumenata nastao u dislociranim uredima raznih magistrata i službi i u uredima na izvangradskom području (kancelarije Knežija i kapetanata).
Kancelarije svih magistrata, (dužnosnici izabrani isključivo među vlastelom, koji u određeno vrijeme upravljaju pojedinim uredima i vode državne poslove – izbor im se evidentirao od sredine 15. stoljeća u knjizi Specchio del Maggior Consiglio), imale su vlastite pismohrane u kojima su odlagali i čuvali dokumente, ali arhivska praksa nije bila odvojena od uredovne.
Ordo cancelariae iz 1428. po prvi puta donosi propise o čuvanju spisa.
Godine 1514. zabranjuje se iznošenje knjiga izvan Grada kako bi se usporilo njihovo prirodno propadanje.
Godine 1557. u jednoj odluci Senata u kojoj se ponovno ustrojavaju dužnosti i obveze u notarijatu i kancelariji, prvi put se određuje odvajanje tekućeg od arhivskog gradiva, pa je najvjerojatnije stvoren arhiv za notarske i kancelarijske spise. Stari se arhivski registri smještaju u kolegij koji je bio pregrađen upravo za ovu svrhu. U kolegij su mogli ulaziti samo suci, rizničari i prokuratori, a ključeve su imali službenici.
Godine 1599. u jednoj uredbi Senata po prvi puta se spominje pojam arhiva kad je gradskim providnicima bilo određeno da formiraju arhiv – pro conficiendo archivum. Ovaj pojam ima značenje zbirke dokumenata koja će se sastaviti od najvažnijih isprava državnog karaktera, privilegija, darovnica i potvrda raznih vladara danih Dubrovačkoj Republici. Tri su izabrana plemića trebala provesti posao prepisivanja dokumenata koji su se nalazili u riznici katedrale. Prijepisi su se unosili u pet knjiga, prema zemljama podrijetla (Ugarska, Španjolska, Napuljska Kraljevina, Turska i razno), a bili su predviđeni i tekući brojevi za dokumente i prijepise. Taj poseban arhiv, uz notarsko-kancelarijski i tajnički, trebao je biti smješten u sobici nasuprot Malom vijeću, u ormaru sa oznakama. Sve zajedno imalo je služiti Ad aeternam memoriam i u mogućim međunarodnim sporovima. Jedan ključ tog malog arhiva imao je knez i predavao ga je svome nasljedniku, drugi je bio trajno kod rizničara. Ovi su prijepisi napravljeni, ali nisu sačuvani. To su vjerojatno oni dokumenti koji su u francuskom popisu prilikom zauzeća 1808. godine navedeni kao Eterne rei Memorie, a koje su se nastavile voditi. U kasnijim se inventarima ne spominju pa su najvjerojatnije odneseni u vrijeme francuske vlasti ili uništeni.
Od 18. stoljeća dubrovačka Vlada posvećuje veću brigu uređenju arhiva središnjih ureda. Ovo je bilo uvjetovano potrebom za povijesnom argumentacijom u prijeporima sa drugim zemljama, u skladu sa razvojem međunarodnog prava i arhivistike. Godine 1752. Senat je ovlastio tri senatora da izvrše reviziju isprava i privilegija Arhiva (in nostro Archivio), osobito one koje potječu iz Napuljskog Kraljevstva poradi jednog spora oko imenovanja guvernera oružja sa ovim Kraljevstvom.
Godine 1783. Senat je, potaknut diplomatskim nastojanjima u Napulju, Beču i Parizu, dao načiniti prijepise nekih važnih isprava, povelja i ugovora izdanih Republici kako bi njezini predstavnici mogli dokumentirati svoje stavove. Tom je prigodom Senat odredio Serafina Zamagnu da kao državni arhivist (Publico Archivista) ovjeri načinjene prijepise. To je prvi put da se spominje dužnost arhivista i to kao magistratura. Iste godine tajništvo Republike načini opći inventar koji je nosio naslov: Indice Generale De΄Libri e delle carte Che si contengono Negli Armandii, Banchi, e Caselle Della Secretaria di Ragusa Secondo l΄Indicazione de Numeri, e delle Lettere dell΄Anno MDCCLXXXIII, a predstavlja kombinaciju općeg i topografskog inventara svih dokumenata koji su se čuvali u tajništvu.
Neposredno pred pad Republike Francuzi su napravili zapisnik inventara spisa središnjih ureda.
Sljedeći inventar izradio je i dovršio 28. II 1812. Josip Kersa, tadašnji sudski službenik u Dubrovniku. Kako se razabire iz naslova, to je Generalni inventar knjiga i dokumenata koji se nalaze kod raznih sudova Dubrovačke općine.
Gotovo cijelo 19. stoljeće sudski se arhivi smatraju posebnim cjelinama odvojenim od tzv. političkih arhiva. Osim političkog i sudskog arhiva, izvorni se arhiv podijelio i na financijski i pomorsko-zdravstveni arhiv.
Inventar koji je bio dovršen 1. III 1817. godine napravio je Luka Čurlica, kancelar tadašnji upravnih organa na dubrovačkom području. Dao mu je naslov Generalni katalog knjiga i dokumenata koji pripadaju arhivu bivšeg Državnog tajništva, i drugih ukinutih organa nekadašnje Dubrovačke republike.
Na osnovu ovog inventara, 6. II 1818. Okružni kapetanat šalje Vladi u Zadar izvještaj, a ujedno i pošiljku odabranih dokumenata koji su traženi za Kućni i dvorski arhiv u Beču.
Druga pošiljka dubrovačkih dokumenata otišla je u Beč 1833. godine. Još detaljniji opis gradiva radi Čurlica 1832.-1835. i naziva ga Katalogom koji je bio osnova za kasniju seriju Acta Sanctae Mariae Maioris.
Godine 1885. upravitelj Kotarskog poglavarstva u Dubrovniku Nikola Rendić Miočević predlaže Josipu Gelčiću da preuzme posao u arhivu Republike i to iz više razloga: radi izvlačenja kopija i pravljenja izvoda potrebnih višim vlastima, kao i zbog čestih upita znanstvenika o nekim povijesnim bilješkama iz arhiva, također i zbog potreba da se pomaže gospodi koja bi posjećivala arhiv Dubrovačke republike.
Na Arhivskom savjetu u Beču 1895. godine K. Jireček je podnio izvješće o stanju sačuvanosti arhivskog gradiva na području Dalmacije, s posebnim osvrtom na gradivo u Dubrovniku u kome traži da se spoje četiri državna arhiva u Dubrovniku.
Konačno spajanje arhivskog gradiva (tzv. sudski, politički, financijski i pomorsko – zdravstveni arhivi) zbilo se 1896. godine, a na sređivanju gradiva radi J. Gelčić koji je od 1891. namješten kao arhivist, također zaslugom K. Jirečeka.
Gelčić 1910. izdaje katalog pod nazivom Catalogus i. r. archivii ragusani.
Državni arhiv u Dubrovniku počinje djelovati kao samostalna ustanova od 1920. godine.
