Zakon o arhivskom gradivu i arhivima propisuje sveobuhvatnu zaštitu arhivskog i dokumentarnog gradiva bez obzira u čijem se vlasništvu ili posjedu nalazi te da li je registrirano i evidentirano.
Uvjeti čuvanja i zaštite javnog arhivskog gradiva izvan arhiva i privatnog arhivskog gradiva za koje je utvrđeno da ima svojstva kulturnog dobra uređeni su Pravilnikom o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva.
Pravilnik se odnosi na sve vrste zapisa i dokumenata, službene i poslovne evidencije i dokumentaciju nastalu, prikupljenu ili korištenu u radu stvaratelja bez obzira na oblik, vrstu, izvor i način stjecanja. Odredbe Pravilnika primjenjuju se na gradivo fizičkih i pravnih osoba koje nisu osnovane za obavljanje arhivske djelatnosti u smislu čl. 49. i 50. Zakona, odnosno nisu upisane u Upisnik arhiva u RH. Pravilnik propisuje način organizacije i evidentiranja gradiva, način tehničkog opremanja i odlaganja te smještaj gradiva, stručno osposobljene radnike u pismohrani, donošenje internog pravilnika o zaštiti i obradi arhivskog i dokumentarnog gradiva.
Obveze javnih stvaratelja i imatelja gradiva
– savjesno čuvati gradivo (u sređenom stanju i sigurno od oštećenja) do predaje nadležnom arhivu
– osigurati primjeren prostor i opremu za smještaj i opremu gradiva
– redovito dostavljati popis gradiva i javljati se promjene vezane uz gradivo
– obvezno pribaviti mišljenja nadležnog arhiva prije poduzimanja bilo kakvih mjera koje se odnose na gradivo
– omogućiti nesmetano obavljanje stručnog nadzora djelatnicima arhiva
– pridržavati se uputa nadležnog arhiva glede zaštite gradiva
– odrediti djelatnika odgovornog za rad pismohrane.
Obveze privatnih stvaratelja i imatelja gradiva
– obavijestiti nadležni arhiv o posjedovanju arhivskog gradiva
– čuvati gradivo i poduzimati mjere zaštite
– ukoliko ne postoje uvjeti za pravilno čuvanje i zaštitu gradiva predati arhivu na čuvanje do osiguranja potrebnih uvjeta
– srediti i popisati gradivo ili dopustiti nadležnom arhivu da to učini
– dopustiti stručnim djelatnicima arhiva pregled i po potrebi sigurnosno snimanje gradiva
