Arhivsko i knjižno gradivo Državnog arhiva u Dubrovniku može se koristiti samo u čitaonici. Čitaonica je smještena na prvom katu palače Sponza i ima 25 mjesta za korisnike. Korisnicima stoji na raspolaganju priručna biblioteka te obavijesna pomagala arhivskih fondova i zbirki Državnog arhiva u Dubrovniku.
Čitaonica u Sponzi je otvorena svakim radnim danom od 8.15 do 15.00 sati i subotom od 08.15 – 13.00.
Čitaonice postoje i u arhivskim sabirnim centrima.
Pravilnik o radu čitaonica Državnog arhiva u Dubrovniku
Prije rada u čitaonici, korisnici bi se trebali detaljno informirati o pravilima o radu čitaonica Državnog arhiva u Dubrovniku koja su definirana pravilnikom.
I. PRIJAVA KORISNIKA
- Pravo na rad u čitaonicama DADU imaju svi korisnici pod jednakim uvjetima.
- Korisnik mora biti prijavljen i upisan u evidenciju korisnika.
- Korisnik se u čitaonicama prijavljuje dežurnom djelatniku u čitaonici.
- Prijava se obavlja ispunjavanjem Prijavnice za korištenje arhivskog gradiva.
- Prilikom prijave korisnik će dobiti obavijesti o arhivskim obavijesnim pomagalima, arhivskom i knjižnom gradivu koji mogu sadržavati podatke za temu istraživanja te o mogućnostima korištenja arhivskoga gradiva i izrade preslika.
- Potpisom na Prijavnici korisnik se obvezuje da će se pridržavati odredbi ovoga Pravilnika.
- Korisniku prijavljenom za rad u čitaonicama DADU izdaje se korisnička iskaznica. Iskaznica može biti tjedna, mjesečna ili godišnja.
- Za korisničku iskaznicu plaća se naknada utvrđena Cjenikom DADU.
- Korisnička iskaznica vrijedi samo za osobu koja je prijavljena kao korisnik, odnosno kojoj je izdana iskaznica i u razdoblju za koje je izdana.
II. POSTUPAK NARUČIVANJA I KORIŠTENJA ARHIVSKOGA GRADIVA
- Arhivsko gradivo (arhivske jedinice) naručuje se ispunjavanjem Zahtjevnice za arhivsko gradivo u čitaonici. Knjižno gradivo naručuje se Zahtjevnicom za knjižno gradivo u čitaonici.
- Korištenje gradiva može se privremeno uskratiti odnosno odgoditi: ako je oštećeno, ako je nesređeno ili je u tijeku arhivistička obrada; ako gradivo već koristi neki drugi korisnik; ako je gradivo na snimanju, restauriranju ili je posuđeno za izložbu. Djelatnik u čitaonici obavijestit će korisnika u kojem se roku očekuje prestanak razloga za privremeno uskraćivanje korištenja.
- Za korištenje gradiva koje podliježe ograničenjima u korištenju, postupa se u skladu s odredbama Pravilnika o korištenju javnog arhivskog gradiva (NN 121/19).
- U slučaju odbijanja zahtjeva za korištenje gradiva, ravnateljica DADU donosi pisano rješenje na koje se može podnijeti žalba Ministarstvu kulture i medija.
- Gradivo koje se namjerava koristiti istoga dana potrebno je naručiti najkasnije do 13.30 sati, a gradivo koje se namjerava koristiti subotom treba naručiti dan ranije.
- Gradivo se izdaje na korištenje po mogućnosti istog dana, a najkasnije u roku od 3 (tri) dana nakon odobrenja zahtjeva za narudžbu arhivskog gradiva
- Na korištenje se u pravilu daju snimke arhivskog gradiva. Izvornici se daju na korištenje ukoliko ne postoje snimke ili ako to zahtjeva znanstvena metoda rada.
- Korisniku se u pravilu dnevno izdaje najviše šest (6) tehničkih jedinica gradiva. Istovremeno se može koristiti samo tri (3) tehničke jedinice gradiva.
- Korisnik je dužan pažljivo postupati s gradivom da se ne bi oštetilo ili uništilo. Ne smiju se naslanjati na gradivo, na gradivu raditi bilješke, savijati ili vlažiti listove ili se gradivom koristiti kao podlogom za pisanje.
- Korisnik ne smije mijenjati poredak spisa. Ukoliko primijeti da je poredak spisa narušen ili da je pojedini spis oštećen ili nedostaje, o tome je dužan obavijestiti dežurnoga djelatnika u čitaonici. Korisnik ne smije sam sređivati spise.
- Korisnik je dužan pridržavati se uputa dežurnog djelatnika u čitaonici o načinu korištenja gradiva.
- Korisnik ni u kojem slučaju ne smije iznositi gradivo iz čitaonice niti ga u čitaonici odlagati izvan svoga radnog prostora.
- Prije napuštanja čitaonice korisnik je dužan obavijestiti djelatnika u čitaonici o nastavku ili prestanku rada. Ukoliko se naručeno gradivo ne koristi duže od sedam dana, vraća se u spremište.
III. RADNO VRIJEME ČITAONICA
- Redovno radno vrijeme svih čitaonica je radnim danom (od ponedjeljka do petka) sa sljedećim rasporedom:
Čitaonica DADU Sponza: od 08.15 do 15.00 sati (subotom: od 8.15 do 13.00 sati)
Čitaonica DADU Gruž: od 08.15 do 15.00 sati.
Čitaonica DADU-ASC MOP: od 08.00 do 15.00 sati.
Čitaonica DADU-ASC KL: od 08.00 do 15.00 sati.
Čitaonice DADU Sponza i DADU Gruž zatvorene su u dane državnih blagdana i neradnih dana, te 3. veljače – Blagdan sv. Vlaha i Dan Grada Dubrovnika te 10. srpnja – otvorenje Dubrovačkih ljetnih igara.
Čitaonica DADU-ASC MOP zatvorena je u dane državnih blagdana i neradnih dana te 20. srpnja – Blagdan sv. Ilije i Dan Grada Metkovića.
Čitaonica DADU-ASC KL zatvorena je u dane državnih blagdana i neradnih dana te 29. srpnja – Blagdan sv. Todora i Dan Grada Korčule.
U dane koji prethode neradnim danima čitaonice rade do 12:00 sati.
- Radno vrijeme čitaonica može se odlukom ravnateljice DADU u određene dane produljiti ili skratiti. Odluke o skraćenju ili produljenju radnog vremena DADU primjenjuju se i na radno vrijeme čitaonica.
- Obavijest o promjeni radnog vremena u određene dane postavlja se na ulazu u čitaonicu najkasnije prethodnog radnog dana.
IV. OBVEZE KORISNIKA
- Ako korisnik na bilo koji način ošteti gradivo koje mu je dano na korištenje, dužan je nadoknaditi nastalu štetu. Procjenu štete izvršiti će Stručno vijeće Arhiva.
- Oštećivanje, uništavanje, otuđenje ili pokušaj otuđivanja arhivskog gradiva kažnjivo je djelo prema odredbama Kaznenog zakona Republike Hrvatske. Protiv osobe koja namjerno ošteti, uništi, prisvoji ili pokuša otuđiti arhivsko gradivo, DADU obvezno podnosi prijavu nadležnom tijelu državne vlasti, u skladu sa zakonom.
- Za svaku štetu ili povredu nečijeg prava nastalu korištenjem arhivskog gradiva, odgovara osoba kojoj je odobreno korištenje arhivskog gradiva. Korisnik arhivskog gradiva osobno je odgovoran u slučaju povrede odredaba Zakona o autorskom pravu.
- Korisnik je obvezan u svojim radovima ili napisima, u kojima kao izvor koristi arhivsko gradivo, pravilno navesti naziv arhiva, signaturu i naziv arhivskoga fonda ili zbirke i oznaku arhivske jedinice korištenoga gradiva.
- Korisnik je obvezan dostaviti DADU jedan primjerak svoga rada, odnosno publikacije nastale na temelju korištenoga arhivskoga gradiva.
V. RED U ČITAONICI
- Korisnik je dužan ulazak i izlazak iz čitaonice prijaviti dežurnome djelatniku u čitaonici. Pri ulasku i izlasku iz čitaonice korisnik će dežurnome djelatniku predati korisničku iskaznicu radi registriranja vremena ulaska i izlaska.
- Prilikom ulaska u čitaonice korisnik će u garderobnom ormariću ostaviti sve osobne stvari koje se ne smiju unositi u čitaonicu (torba, kaput, kišobran i sl.), te također utišati mobitel, kako zvono mobitela ne bi ometalo druge korisnike.
- U čitaonice se smije unositi samo papir, pisaći pribor, prijenosno osobno računalo (bez torbe) i mobitel. lznimno je dozvoljeno korištenje vlastite stručne literature koju je korisnik dužan predočiti dežurnom djelatniku koji će knjige evidentirati. Nije dopušteno ostavljanje vlastite literature i drugih osobnih stvari u čitaonici.
- U čitaonici je zabranjeno razgovarati ili na drugi način stvarati buku ili izvoditi radnje koje ometaju rad drugih korisnika, koristiti mobitel u svrhu razgovora, jesti i piti ili koristiti predmete koji na bilo koji način mogu oštetiti arhivsko gradivo, opremu i namještaj čitaonice.
- Korisnik je dužan pridržavati se uputa dežurnoga djelatnika u čitaonici. Ako se korisnik i nakon upozorenja ne pridržava reda u čitaonici, dežurni djelatnik može ga udaljiti iz čitaonice.
- Za izgubljeni ključ garderobnog ormarića korisnik plaća naknadu u visini materijalnih troškova izrade novog ključa.
- Korisnik je dužan biti primjereno odjeven dok boravi u čitaonici Arhiva.
VI. IZRADA PRESLIKA
- Korisniku nije dopušteno izrađivati preslike cjelovitih arhivskih fondova i zbirki, kao ni njihovih većih dijelova.
- Korisniku je dozvoljeno snimanje gradiva vlastitim aparatom isključivo u osobne i znanstveno-istraživačke svrhe ili za potrebe nastave. Zabranjeno je korištenje foto bljeskalice, stalka/stativa za foto aparat kao i korištenje skenera. Fotografiranje gradiva vlastitim aparatom naplaćuje se sukladno Cjeniku naknada za istraživanje javnog arhivskog gradiva, izradu preslika, snimanje, umnažanje, objavljivanje i druge oblike korištenja arhivskog gradiva DADU. Korisnik je dužan fotografiranje prijaviti djelatniku u čitaonici i ispuniti Zahtjev za fotografiranje gradiva vlastitim aparatom.
- DADU zadržava pravo na izbor tehnike izrade preslika koji će najmanje oštetiti izvorno gradivo, kao i uskratiti korištenje aparata ako procijeni da bi time moglo doći do oštećenja gradiva.
- Za izradu preslika u Fotolaboratoriju DADU potrebno je popuniti Zahtjev za izradu preslika arhivskog gradiva. U Zahtjevu za preslike treba točno identificirati jedinicu gradiva, tehniku, oblik, veličinu i broj preslika. Prilikom predaje Zahtjeva korisnik je dužan zajedno s dežurnim djelatnikom u čitaonici posebnim listićima obilježiti gradivo za snimanje.
- Nakon predaje Zahtjeva za izradu preslika arhivskog gradiva korisniku će se izraditi preslici prema kapacitetu i tehničkim mogućnostima DADU. U slučaju narudžbe za izradu preslika većeg broja izvornih dokumenata, preslike će se izdati u roku dogovorenom s djelatnikom zaduženim za čitaonicu, a koji ne može biti dulji od 30 dana.
- Naknade za izradu preslika i vrste preslika utvrđene su Cjenikom DADU.
- Za objavljivanje dokumenata (uključujući i objavljivanje u elektroničkom obliku), postavljanje izložbi, korištenje preslika u komercijalne svrhe ili bilo koji oblik distribucije korisnik je obvezan pisano zatražiti odobrenje ravnateljice DADU. DADU može sudjelovati u dobiti nastaloj korištenjem preslika sklapanjem ugovora s korisnikom.
- DADU pridržava pravo odbiti izradu preslika iz zaštitnih ili drugih razloga.