Dostupnost arhivskoga gradiva uređena je Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima (NN 61/18, 98/19, 117/22, 36/24, čl. 18, 19 i 20), Pravilnikom o korištenju arhivskog gradiva (NN 121/19, čl. 4, 5, 6 i 7), i Pravilima o radu čitaonica Državnog arhiva u Dubrovniku.
Pravo na korištenje arhivskoga gradiva imaju svi korisnici pod jednakim uvjetima. Javno arhivsko gradivo u pravilu je dostupno za korištenje 30 godina nakon nastanka.
Arhivsko gradivo je dostupno za korištenje i prije isteka roka od 30 godina, ako je od nastanka namijenjeno javnosti ili ako je to stvaratelj izrijekom naveo u ispravi o predaji gradiva arhivu.
Arhivsko i dokumentarno gradivo koje sadrži podatke što se odnose na obranu, međunarodne odnose i na poslove nacionalne sigurnosti, uključujući one za održavanje reda i mira, te na gospodarske interese države, a čijim bi objavljivanjem nastupile štetne posljedice za nacionalnu sigurnost ili nacionalni interes Republike Hrvatske, dostupno je za korištenje po isteku 50 godina od njegova nastanka, ako posebnim propisom nije drukčije određeno.
Javno arhivsko gradivo koje se odnosi na osobne podatke (matice, liječnička dokumentacija, osobni dosjei, sudski, porezni, financijski i sl.) dostupno je za korištenje 70 godina nakon nastanka, odnosno 100 godina od rođenja osobe na koju se odnosi. Arhivsko gradivo koje se odnosi na osobne podatke može se koristiti i prije predviđenog roka, ako je od nastanka namijenjeno javnosti ili ako na to pristane osoba na koju se ono odnosi, odnosno njezin bračni drug, djeca ili roditelji poslije njezine smrti.
Na privatno arhivsko gradivo, odnosno ono gradivo koje je nastalo djelovanjem privatnih pravnih i fizičkih osoba, osim ukoliko nije nastalo obavljanjem javnih ovlasti ili u obavljanju javne službe, a koje se nalazi u državnom vlasništvu, primjenjuju se isti uvjeti dostupnosti kao za javno arhivsko gradivo. Iznimno, rokovi dostupnosti gradiva i uvjeti korištenja gradiva mogu biti definirani drugačije, a na temelju posebnih uvjeta koje je odredio stvaratelj prilikom primopredaje gradiva arhivu.
Arhivsko gradivo mogu koristiti bez ograničenja stvaratelji čijom je djelatnošću i radom nastalo, u svrhe radi kojih je nastalo, odnosno kojima je služilo.
Ukoliko znanstveni razlozi zahtijevaju korištenje arhivskoga gradiva prije isteka predviđenog roka, ravnatelj Državnog arhiva u Dubrovniku može odobriti korištenje toga gradiva iako se nisu stekli zakonski definirani uvjeti i to pod uvjetima koji jamče zaštitu javnih probitaka, odnosno privatnosti, prava i probitaka treće osobe, a uz obvezno prethodno pribavljeno mišljenje Hrvatskog arhivskog vijeća, odnosno njegova Povjerenstva za davanje mišljenja o prijevremenoj dostupnosti arhivskoga gradiva.
Razlozi privremene nedostupnosti arhivskoga gradiva:
– Arhivsko gradivo je oštećeno te bi ga svako daljnje korištenje moglo dodatno oštetiti
– Nad gradivom se provodi stručna obrada, zaštitno mikrofilmiranje, digitalizacija, konzervacija i restauracija
– Gradivo je već na korištenju kod drugog korisnika
– Gradivo je na izradi preslika
– Gradivo je posuđeno za izložbe ili za potrebe državnih i lokalnih tijela uprave i samouprave te sudova ili iz drugih opravdanih razloga
